027.LINEで退職連絡！これは有効？

Q：店長です。最近、遅刻や欠勤、中には退職の連絡をLINEで送ってくるスタッフが多く、最初は注意していたのですが、あまりにも件数が多いので店舗スタッフ連絡用のLINEを作って運用しています。しかし、LINEでの退職連絡は有効なのでしょうか…。

A：LINE連絡はルールを作って運用しないと店長が大変になります。また、LINEでの退職連絡も、店長に意思が伝わった時点で有効となります。しかし、必ず一度店舗に来てもらって退職の手続きをとるなど、その後の流れが非常に重要となります。

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＜解説＞

LINEやTwitter、FacebookでのSNSコミュニケーション（以下、「LINE」にまとめる）経験者が多い現代、プライベートはもちろん、仕事の場にも及んでいるのは周知の事実です。一定のルール下で運用するのであれば有効なツールとなりえますが、一方的であるうえ、顔を突き合わせない分、放った言葉の真意が伝わりにくい点が課題です。
なかには過激な発言、誤解を招く発言によるスタッフ間トラブルが発生したり、遅刻や欠勤、退職の連絡をLINEで送ってくるスタッフがいたり…と、近年は店舗責任者の多くが「LINEの運用に悩んでいる」と嘆いています。今回はその中でも、遅刻や欠勤の連絡をLINEですることの問題点と対策、退職連絡の有効性について見ていきます。

【LINE連絡の問題点と対策とは？】
「すいません、遅刻します」「休みます」。
そのスタッフが出勤する直前に、突然LINEでこのような言葉を受け取った経験がある方もいらっしゃると思います。このLINE連絡の問題点はどこにあるのでしょうか。問題だな、と感じる部分は人によってそれぞれかもしれませんが、私が認識するLINE連絡の問題点を３つ挙げます。

①遅刻、欠勤理由が書かれていない
どのような理由で遅刻するのか、休むのかが、これではまったく伝わってきません。「理由は何？」とLINEで毎回聞くのも店長としては辛いところですね。
②感情が伝わってこない
文字だけがポン！と届くため、そのスタッフの感情や状況が瞬時に理解できません。責任者としては、寝坊なのかすぐに解決し得ない重大な理由によるものなのかで、今後取るべき対策が変わってきますが、もう少し状況を聞き出さないと対策の取りようがありません。それ以上に、簡単に送ってこられているように見えるLINEでのメッセージに、店長は「遅刻や欠勤を軽く考えているのでは」と解釈しがちです。
③見ていない可能性がある
店長やスタッフがリアルタイムでキャッチできればまだしも、LINEは一方的な連絡ツールなので、勤務開始時刻を過ぎて確認することになる場合も考えられます。

まとめると、LINEは文字こそ届きますが、それだけではスタッフの本当の状況がわからないため、店長は電話や対面など、直接会話する以上にこまめなコミュニケーションを要求されることになります。

【うまく運用するにはルールを設けよう！】
LINEでの連絡はダメ！ということであれば、LINEでの連絡を禁止、徹底することが必要ですが、これだけSNSコミュニケーションが当たり前の時代となると、ある程度は容認の姿勢をとって行くことで人間関係の構築・維持がはかりやすくなるようにも思われます。もし、LINE連絡を有効とする場合には、一定のルールを設けて運用したほうが良いでしょう。

①遅刻・欠勤の連絡は理由をつけて、緊急時は電話で
理由があるからこそ、店長も納得して理解を示せるもの。また、就業規則や就業ルールなどでも見られる「理由なき遅刻・欠勤は無断遅刻・無断欠勤とし、処罰の対象となる」を、ここでも有効に活用しましょう。それに加えて、数分で「既読」にならない場合や緊急時には電話で連絡をしてもらうよう取り決めます。
②気持ちを込めてもらう
？と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、文字だけのやりとりでも、気持ちを込めることはある程度可能です。顔文字や絵文字を使ってください、という意図ではありません。遅刻することや休むことは、どのような理由があったとしても、店舗に影響を与えることになるもの。それについての気持ちや反省、対策を自分なりに書いてもらうようにするルールを設けてみましょう。
③もちろん、出勤時には直接対話をする
スタッフが出勤してきたときには、改めて今回遅刻、あるいは欠勤した理由や対策などについて報告をさせるようにしましょう。

【LINEでの退職連絡は労務管理上有効か？】
最後に、LINEでの退職連絡が有効かどうか、ということについてですが、これは店長に退職の意思が伝わった時点で「有効」です。退職の意思表示は口頭でも成立するからです。ただ、労務管理の観点からは、LINEで終わらせることなく、退職届を持って必ず一度は店舗に来てもらって、退職の手続きを完結させるようにしましょう。なぜ退職をするのかの理由確認はもちろんですが、貸与していた制服や備品を返却してもらったり、退職日の確認、最終給与の額や渡し方の案内などをしたりする必要があるからです。その観点では、退職連絡にLINEは適さないでしょう。